Praxisübernahme IT-Checkliste 2025
Die Übernahme einer Zahnarztpraxis ist ein komplexes Projekt. Neben dem kaufmännischen und rechtlichen Übergang muss die gesamte IT-Infrastruktur sicher und reibungslos übergeben werden. Diese Checkliste zeigt Ihnen Schritt für Schritt was Sie beachten müssen – und wie BITCAM IT Sie dabei unterstützt.
Inhalt dieses Artikels
Warum die IT bei der Praxisübernahme so wichtig ist
Bei einer Praxisübernahme liegt der Fokus oft auf Kaufpreis, Patientenstamm und Personalfragen. Die IT wird dabei häufig unterschätzt – ein teurer Fehler. Denn ohne funktionierende IT läuft am ersten Tag als neuer Praxisinhaber gar nichts: kein Zugriff auf Patientendaten, kein Terminkalender, keine Abrechnung.
Hinzu kommen gesetzliche Anforderungen: Die DSGVO schreibt vor, dass Patientendaten bei der Übertragung auf den neuen Inhaber sicher und dokumentiert übergeben werden. Fehler hier können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.
Viele Praxisübernehmer stellen erst am Übergabetag fest, dass der Vorbesitzer keinen Zugang zu bestimmten Systemen mehr gewährt, Softwarelizenzen nicht übertragen wurden oder Passwörter unbekannt sind. Ein rechtzeitig eingebundener IT-Dienstleister verhindert solche bösen Überraschungen.
Der richtige Zeitplan – wann anfangen?
Mit der IT-Planung sollten Sie idealerweise 8-12 Wochen vor dem geplanten Übergabetermin beginnen. Das ist deutlich früher als die meisten denken. So bleibt genug Zeit für die Bestandsaufnahme, Beschaffung neuer Hardware und die Migration aller Daten.
8-12 Wochen vor Übernahme
IT-Bestandsaufnahme beim Vorbesitzer durchführen. BITCAM IT einbinden. Softwarelizenzen und Verträge prüfen.
6-8 Wochen vor Übernahme
Neue Hardware bestellen falls nötig. Telematikinfrastruktur (TI) beantragen. Datenschutzkonzept erstellen.
4-6 Wochen vor Übernahme
Netzwerk planen und aufbauen. Praxissoftware konfigurieren. Datenmigration vorbereiten.
1-2 Wochen vor Übernahme
Datenmigration durchführen. Systeme testen. Mitarbeiter schulen.
Übergabetag
Alles läuft – BITCAM IT ist vor Ort und steht für sofortige Unterstützung bereit.
Die komplette IT-Checkliste in 8 Schritten
IT-Bestandsaufnahme beim Vorbesitzer
Dokumentieren Sie alle vorhandenen IT-Systeme: Server, PCs, Drucker, Röntgengeräte, Netzwerk-Hardware. Fordern Sie alle Zugangsdaten, Passwörter und Lizenzdokumente an. Prüfen Sie das Alter und den Zustand aller Geräte.
Softwarelizenzen prüfen und übertragen
Prüfen Sie ob die Praxisverwaltungssoftware (PVS) auf Sie übertragen werden kann. Viele Lizenzen sind personengebunden. Klären Sie frühzeitig mit dem Softwareanbieter (Dampsoft, Evident, Charly etc.) wie der Übergang funktioniert und was es kostet.
DSGVO-konforme Datenmigration planen
Patientendaten dürfen nur mit ausreichender Rechtsgrundlage übertragen werden. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem IT-Dienstleister ist Pflicht. BITCAM IT stellt alle notwendigen DSGVO-Dokumente bereit und übernimmt die Migration sicher und vollständig.
Netzwerk planen und absichern
Planen Sie das neue Praxisnetzwerk von Grund auf: Netzwerktrennung zwischen Praxis-IT und Patienten-WLAN (VLAN), professionelle Firewall, strukturierte Verkabelung. BITCAM IT führt einen WLAN-Site-Survey mit Ekahau durch für optimale Abdeckung in allen Räumen.
Telematikinfrastruktur (TI) einrichten
Die TI-Anbindung ist für alle Zahnarztpraxen verpflichtend. Beantragen Sie den TI-Konnektor rechtzeitig – die Lieferung kann mehrere Wochen dauern. BITCAM IT übernimmt die komplette Installation und Kommunikation mit dem TI-Anbieter und der gematik.
Backup-Lösung einrichten
Richten Sie von Tag 1 eine automatisierte Backup-Lösung ein. Täglich, lokal und in der Cloud. Ohne funktionierendes Backup riskieren Sie bei einem Systemausfall den Verlust aller Patientendaten – mit fatalen Folgen für Praxis und Patienten.
Mitarbeiter schulen
Neue Systeme sind nur so gut wie die Menschen die sie bedienen. Planen Sie ausreichend Zeit für Mitarbeiterschulungen ein – besonders für die Praxissoftware und das korrekte Handling von Patientendaten nach DSGVO.
IT-Wartungsvertrag abschließen
Nach der Übernahme brauchen Sie einen verlässlichen IT-Partner der schnell reagiert wenn Probleme auftreten. Ein Wartungsvertrag mit garantierten Reaktionszeiten gibt Ihnen die nötige Sicherheit für den laufenden Betrieb.
Häufige Fehler bei der IT-Übernahme – und wie Sie sie vermeiden
Die meisten Praxisübernehmer kümmern sich erst 2-3 Wochen vor der Übernahme um die IT. Das ist viel zu spät. Hardware muss bestellt, Software migriert und Systeme getestet werden. Beginnen Sie mindestens 8 Wochen vorher.
Fordern Sie vom Vorbesitzer ALLE Zugangsdaten an: Router, Server, Software, E-Mail, Online-Portale der KZV, Krankenversicherungen und Abrechnungszentren. Fehlende Zugangsdaten können den Betrieb tagelang blockieren.
Die Migration von Patientendaten zwischen verschiedenen PVS-Systemen ist komplex und zeitaufwändig. Planen Sie mindestens 1-2 Werktage ein und führen Sie immer einen vollständigen Test vor dem Go-Live durch.
Planen Sie wenn möglich 1-2 Wochen Parallelbetrieb ein, in denen das alte und das neue System gleichzeitig laufen. So können Sie Fehler erkennen und korrigieren bevor das alte System abgeschaltet wird.
Was kostet die IT bei einer Praxisübernahme?
Die Kosten für die IT bei einer Praxisübernahme hängen stark vom Zustand der vorhandenen Infrastruktur und dem Umfang der notwendigen Maßnahmen ab. Als Orientierung:
Typische IT-Kosten bei der Praxisübernahme
- IT-Bestandsaufnahme & Beratung: kostenlos bei BITCAM IT
- Netzwerk-Neuaufbau: je nach Größe und Komplexität
- Datenmigration PVS: abhängig vom Datenvolumen und System
- TI-Installation: einmalige Einrichtungsgebühr
- Hardware (falls nötig): neue PCs, Server, Switches
- Laufende IT-Betreuung: monatlicher Wartungsvertrag
BITCAM IT erstellt Ihnen ein individuelles Angebot basierend auf Ihrer konkreten Situation. Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch und Angebot.
BITCAM IT begleitet Ihre Praxisübernahme im Rhein-Main-Gebiet
Wir haben bereits zahlreiche Zahnarztpraxen bei der IT-Übernahme begleitet – in Offenbach, Frankfurt, Darmstadt, Hanau, Wiesbaden und dem gesamten Rhein-Main-Gebiet. Unser strukturierter Prozess stellt sicher dass am ersten Tag als neuer Praxisinhaber alles reibungslos läuft.
Was Sie von BITCAM IT bei der Praxisübernahme erhalten
- Kostenloser IT-Praxis-Check beim Vorbesitzer
- Vollständige DSGVO-Dokumentation und AVV
- Sichere Datenmigration aller Patientendaten
- Netzwerk-Neuaufbau mit professioneller WLAN-Ausleuchtung
- TI-Installation und Registrierung bei gematik & KZV
- Mitarbeiterschulungen vor Ort
- Persönlicher Ansprechpartner am Übergabetag
- Laufender IT-Support mit Reaktionszeiten unter 2 Stunden
Kostenlose Beratung zur IT bei Ihrer Praxisübernahme
Sprechen Sie frühzeitig mit uns – je früher wir eingebunden sind, desto reibungsloser verläuft Ihre Übernahme. Kostenloses Erstgespräch, unverbindlich.
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